Stratégie géospatiale en une page

Vous avez du mal à implanter votre stratégie géospatiale? Utilisez notre modèle de stratégie géospatiale en une page pour marquer les esprits de la haute direction. Dans ce billet de blogue, Matthew Lewin et Allen Williams vous expliquent comment résumer l’essentiel de votre stratégie en une page, étape par étape, afin de la rendre accessible à quiconque dans votre organisation.

Cet article a été corédigé avec Allen Williams d’Esri Canada.

Récemment, l’équipe des stratégies d’Esri Canada achevait un long projet de planification stratégique avec l’un de nos clients d’une administration municipale. Après avoir consulté les différents intervenants en l’espace de plusieurs mois et produit de nombreuses analyses, le moment était venu de présenter nos résultats aux promoteurs du projet. 

Nous avons épuré le contenu de manière à obtenir une synthèse des principaux aspects de la stratégie et des recommandations clés. Nous avons aussi prévu une discussion portant sur l’incidence des changements et les risques inhérents à toute stratégie. Après avoir présenté le tout et apporté quelques changements mineurs demandés, nous avons finalement reçu l’aval du groupe.

À ce stade, nous nous sommes dit qu’il était temps de passer à l’étape suivante : la mise en œuvre de la stratégie. 

Cependant, un doute nous tenaillait. Nous craignions que notre auditoire mécomprenne ou oublie certains aspects de notre stratégie, puisque les gens doivent jongler avec d’autres priorités. Par expérience, nous savions que le succès d’une stratégie dépend non seulement de l’engagement de la haute direction, mais aussi de l’implication continue de l’ensemble des intervenants.

Nous cherchions donc un moyen d’ancrer notre stratégie dans l’esprit de tous. Pour ce faire, nous avons pensé à un document visuel, simple et épuré que les gens pourraient garder à portée de main pour se rafraîchir la mémoire sur les objectifs et l’orientation générale. Après tout le temps et les efforts investis, la dernière chose que l’on souhaite, c’est voir notre stratégie tomber dans l’oubli. 

C’est ainsi qu’est née notre stratégie géospatiale en une page.

Cet article détaille les quatre principaux aspects de notre « stratégie en une page » et vous offre des conseils sur son utilisation. Rappelez-vous que cela ne se fait pas en criant ciseau. Il faut prendre le temps de comprendre les besoins de l’entreprise, de définir une orientation stratégique ou de concevoir un plan de mise en œuvre. Cette approche « en une page » est simplement un outil qui vous aide à élaguer votre stratégie géospatiale pour dégager l’essentiel. Ainsi, votre équipe pourra s’appuyer sur ce résumé afin de se rappeler quotidiennement, mensuellement ou annuellement comment mener à bien votre quête de l’excellence géospatiale.

Votre stratégie en une page vous donnera, ainsi qu’aux décideurs de votre organisation, une vue d’ensemble des principaux objectifs, principes et activités qui sous-tendent votre stratégie géospatiale.

1. Vision

Le premier point de la stratégie en une page est votre vision. Celle-ci comprend votre énoncé de vision, vos objectifs de soutien et vos principes directeurs. Ensemble, ces trois éléments servent à articuler comment votre organisation définit la réussite de votre stratégie géospatiale.

Énoncé de vision

L’énoncé de vision est le premier (et sûrement le plus important) volet de votre vision. Un énoncé bien rédigé permet de donner une direction commune à votre organisation. Il décrit vos aspirations géospatiales pour l’avenir et sert d’assise pour toute décision stratégique.

Afin de composer un énoncé porteur, concentrez-vous sur les résultats que vous souhaitez obtenir dans le futur. Voici quelques questions à vous poser pour formuler votre énoncé de vision :

• En quoi la technologie géospatiale profitera-t-elle à nos intervenants?
• Quelles sont l’ampleur et la portée de nos aspirations?

L’exemple ci-dessous s’applique à une entreprise de distribution d’électricité :

Nos capacités géospatiales optimiseront l’efficacité de la planification spatiale et de la prise de décisions au sein de l’organisation et permettront d’obtenir de l’information spatiale fiable et de qualité sur l’ensemble de nos actifs, en tout temps, en tout lieu.

Élaborer votre énoncé de vision demande du temps et une certaine gymnastique mentale. Préparez donc plusieurs versions jusqu’à ce que vous trouviez celle qui fait l’unanimité. 

Objectifs et principes directeurs

L’énoncé de vision s’accompagne d’une série d’objectifs et de principes directeurs.

Vos objectifs permettent de raffiner les résultats décrits dans votre énoncé. Ils vous aident à évaluer les progrès accomplis dans la réalisation de votre vision. Idéalement, ils doivent donc être mesurables afin de vous donner un cadre objectif de réussite. 

Reprenons l’énoncé de vision précédent. Il nous faut définir comment optimiser « l’efficacité de la planification spatiale et de la prise de décisions ». Optimiser dans quelle mesure? Doit-on améliorer tant l’efficience que l’efficacité? Est-ce la même chose pour la planification spatiale que pour la prise de décisions?

Les termes employés dans l’énoncé de vision sont souvent vagues. Il est important de les préciser dans les objectifs de soutien pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Si vous avez du mal à définir des objectifs mesurables, essayez de reformuler votre énoncé de vision. Peaufinez-le jusqu’à ce qu’il soit clairement lié à des objectifs précis.

Passons au dernier élément de l’encadré Vision : les principes directeurs. On parle ici de principes opérationnels et techniques. Les principes directeurs servent de repères en vue de guider toute décision stratégique. Contrairement aux objectifs, ils ne décrivent pas un accomplissement, mais fournissent plutôt une orientation continue, indépendamment de l’évolution des plans. Ils sont particulièrement utiles pour tester les décisions stratégiques de l’étape 3 et s’assurer qu’elles sont conformes aux principes et aux valeurs de l’organisation.

Dans les principes techniques, on pourrait parler de « réduire la personnalisation du système » ou de « favoriser le déploiement dans le nuage ». Pour ce qui est des principes opérationnels, on voit souvent « encourager la collaboration interfonctionnelle » et « apporter une valeur commerciale démontrable ».

2. Proposition de valeur

Le deuxième encadré de la stratégie en une page porte sur la proposition de valeur. Celle-ci décrit les avantages qu’offre votre stratégie à votre organisation. Il s’agit d’énoncer clairement ce que chaque groupe y gagne. En fait, votre proposition de valeur doit répondre à la question « Quel est l’avantage? » 

La clé ici est de trouver la bonne combinaison de rôles au sein de votre organisation. Elle doit comprendre à la fois des rôles précis de votre entreprise et des types d’utilisateurs généraux. Prenons par exemple une entreprise de distribution d’électricité. Vous pourriez choisir le vice-président du développement des actifs, les ingénieurs de planification et le personnel de construction comme « rôles précis », puis les analystes, le personnel sur le terrain et le public à titre d’« utilisateurs généraux ». Peu importe la combinaison, l’essentiel est de représenter la majeure partie des intervenants qui tireront le plus profit de votre stratégie géospatiale.

Vous devez créer un énoncé de proposition de valeur pour chaque rôle établi. La formulation de ces énoncés doit tenir compte des objectifs du rôle. Par exemple, l’énoncé de proposition de valeur pour les inspecteurs sur le terrain pourrait ressembler à ceci : « Nos solutions offrent aux inspecteurs un accès en temps réel aux cartes, aux relevés et aux bons de travail à partir de n’importe quel appareil mobile, et ce, dans le contexte géographique approprié. »

Vous devez faire preuve de concision. Après tout, l’espace est limité sur une page! Il faut trouver l’équilibre entre la concision et la présentation des avantages uniques proposés par la technologie géospatiale. En résumé, soyez bref et concis.

3. Stratégie

Le troisième et le plus important élément de la stratégie en une page est la partie portant sur la stratégie elle-même. Cette section répond à la question « Comment réalisons-nous notre vision? » 

Nous divisons cette section en trois parties structurées selon les éléments fondamentaux d’une capacité géospatiale. Il s’agit entre autres des éléments suivants :

• technologie et données : se concentre sur les aspects techniques de votre stratégie, notamment les applications commerciales, les données géospatiales et l’infrastructure informatique;
• processus et gouvernance : est axé sur les fonctions opérationnelles et administratives, y compris les processus de prestation de services et les pratiques de gouvernance;
• main-d’œuvre et culture : porte sur votre capital humain, y compris les connaissances, les compétences et les responsabilités de vos spécialistes géospatiaux ainsi que la culture entourant la pensée spatiale.

Dans cette section, il faut mettre en évidence les choix stratégiques et les résultats attendus pour chaque élément fondamental. N’oubliez pas que le but d’une stratégie géospatiale est de créer une capacité géospatiale durable grâce à laquelle votre organisation pourra concrétiser sa vision. Puisque vous disposez d’un espace limité, vous devez présenter les décisions et les résultats qui définissent cette capacité. 

Technologie et données

Pour la partie sur la technologie et les données, présentez les décisions stratégiques entraînant des changements importants à votre portefeuille d’applications, à vos environnements et à vos pratiques en matière de données ou à votre infrastructure informatique. Pour chaque décision mentionnée, fournissez une justification en indiquant le résultat opérationnel attendu.

Voici un exemple :

• Décision -> Migrer les solutions, les données et les personnalisations gérées à l’interne vers une plateforme hébergée (logiciel-service)
• Résultat -> Améliore les performances, réduit les exigences internes en matière de sécurité et diminue les tâches de maintenance pour les applications

Processus et gouvernance

À la partie sur les processus et la gouvernance, vous devez indiquer les décisions stratégiques qui établissent ou modifient les processus de gestion et de prise en charge de la technologie et des services géospatiaux ou les procédures de surveillance et de contrôle de l’efficacité de votre investissement géospatial global. Encore une fois, il faut associer ces décisions aux avantages opérationnels escomptés.

Voici un exemple :

• Décision -> Mettre en place une structure officielle de gouvernance géospatiale composée de représentants des TI, des SIG et des services 
• Résultat -> Assure la responsabilisation, offre un processus de prise de décision clair et fournit des procédures de résolution des problèmes pour l’investissement géospatial

Main-d’œuvre et culture

La partie de votre stratégie en une page consacrée à la main-d’œuvre et à la culture doit résumer les décisions ayant une incidence sur votre main-d’œuvre, le niveau de culture spatiale au sein de votre organisation ainsi que la culture de la pensée spatiale. Énoncez clairement comment vous prévoyez modifier votre capital humain afin de refléter les changements prévus par vos sous-stratégies sur les technologies et les données ainsi que sur les processus et la gouvernance.

Voici un exemple :

• Décision -> Créer des parcours de perfectionnement professionnel basés sur des personas ainsi que des programmes de formation à l’intention des rôles géospatiaux clés
• Résultat -> Harmonise les connaissances et les compétences du personnel avec les capacités technologiques en évolution

Autre petit conseil : présentez les décisions stratégiques en ordre d’importance relative dans chaque section. Évaluez l’importance de chaque décision selon sa contribution à la réalisation de vos objectifs et l’incidence des changements qu’elle occasionne au sein de l’organisation. Ces décisions susciteront bien des conversations et feront l’objet de plusieurs examens. C’est pourquoi vous devez les mettre au premier plan. Il vaut mieux être ouvert et honnête sur l’orientation prévue que de la présenter comme une surprise plus tard dans le processus. Votre stratégie en une page est un moyen d’exprimer les aspects les plus importants et les plus percutants de votre stratégie. Ne laissez pas les détails voler la vedette aux décisions essentielles!

4. Feuille de route

Le dernier élément de la stratégie en une page est la feuille de route. Cette section décrit la séquence d’activités nécessaire à la mise en œuvre de votre stratégie.

En général, les feuilles de route s’échelonnent sur trois à cinq ans. Toutefois, vous pouvez créer la vôtre selon la durée qui vous semble la plus appropriée en matière d’échéance et d’efforts. Pour intégrer la feuille de route à votre stratégie en une page, vous devez rassembler les activités en lots de travaux distincts. Vous n’avez pas assez d’espace pour détailler l’ensemble des travaux et des tâches. Une réflexion sur les éléments à présenter s’impose donc.

Une façon de procéder consiste à regrouper les activités connexes ou dépendantes en projets, puis à les classer par thèmes communs. Par exemple, vous pouvez organiser les projets selon l’élément fondamental auquel ils s’appliquent (technologie et données, processus et gouvernance ou main-d’œuvre et culture). Il est possible de les regrouper par domaine d’activité, comme les projets SIG, les projets informatiques, les projets de gestion des actifs et les projets axés sur les services. De plus, vous pouvez simplement les rassembler par projets techniques et non techniques. Quelle que soit la méthode appliquée, l’essentiel est d’associer clairement les activités prévues et l’orientation décrite dans la stratégie.

Une fois votre stratégie en une page terminée, assurez-vous de l’utiliser. Imprimez-la, apportez-la aux réunions et affichez-la où tout le monde peut la voir. Mentionnez-la dans vos présentations et transmettez-la à votre réseau au sein de l’entreprise. Servez-vous-en lorsque vous communiquez avec de nouveaux secteurs. Transformez-la en une grande affiche pour le GIS Day. Votre stratégie en une page est l’outil idéal de sensibilisation; veillez donc à l’utiliser à son plein potentiel. 

Bonne chance et n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide.

Pour en savoir plus, consultez notre livre électronique L’ABC de la stratégie géospatiale pour les responsables.

Ce billet a été écrit en anglais par Matthew Lewin et peut être consulté ici.