Newfoundland Power utilise Survey123 pour protéger la santé de son personnel

La COVID-19 pose des défis particuliers aux entreprises de services publics dont le mandat est d’assurer la prestation de services essentiels tout en veillant à la sécurité de son personnel. En plus de relever ces défis, Newfoundland Power a su transformer la situation en un véritable catalyseur d’innovation.

Newfoundland Power fournit un approvisionnement sécuritaire et fiable en électricité à la population de Terre-Neuve-et-Labrador depuis 135 ans. L’entreprise exploite un système intégré de production, de transport et de distribution d’électricité dans toute la région insulaire de la province. Les employés de Newfoundland Power comptent parmi les meilleurs de leur profession et sont déployés stratégiquement sur un vaste territoire de service afin de pouvoir répondre le plus rapidement possible aux besoins des clients.

Newfoundland Power :

• Prestation de services à plus de 269 000 clients (soit plus de 87 % des clients de la province)
• Exploitation de 12 500 km de lignes de transport et de distribution sur l’île
• Exploitation d’un réseau électrique de 1,2 milliard de dollars comprenant :
  • 130 postes électriques
  • 23 centrales hydroélectriques
  • 6 générateurs de secours

Le défi

Le service des ressources humaines de Newfoundland Power a établi le besoin de déterminer l’état de santé des employés, afin que son personnel infirmier en santé du travail puisse réaliser des évaluations des risques et faire un suivi des effectifs pendant la pandémie de COVID-19. Les renseignements devaient être recueillis de manière sécuritaire et transmis rapidement aux parties concernées dans le format approprié, soit : des données agrégées et anonymisées destinées à la direction et aux superviseurs; des renseignements confidentiels destinés uniquement au personnel infirmier en santé du travail. Pour compliquer les choses, tout cela devait être fait en respectant les impératifs de distanciation sociale (voire en les favorisant, dans la mesure du possible) et en permettant à l’organisation de s’adapter rapidement au fil de l’évolution de la situation. Avec plus de 600 employés, dont beaucoup dans des régions éloignées, un tel défi commandait une solution novatrice.

Miser sur des solutions novatrices était un autre objectif de l’entreprise. Newfoundland Power a reconnu que les situations de crise imposent une adaptation rapide et efficace. Bien que profondément regrettable, une crise agit souvent comme un catalyseur de croissance, et ce, par simple nécessité. L’entreprise a compris qu’elle pouvait réaliser des gains d’efficacité et acquérir de nouvelles capacités en organisant une réponse efficace aux défis de la COVID-19.

Une des options dont disposait initialement Newfoundland Power pour réaliser des évaluations de l’état de santé de ses employés était les formulaires papier. Ceux-ci permettent à une organisation de recueillir des renseignements et de le faire de manière sécuritaire. Cependant, les formulaires papier peuvent nécessiter un contact de personne à personne, ce qui est contraire aux exigences de distanciation sociale. Les formulaires papier impliquent également des délais importants, car ils sont difficiles à mettre à jour rapidement et doivent être acheminés aux employés, parfois en régions éloignées, puis retournés au bureau.

La solution

Une fois les exigences établies, le service de soutien à l’exploitation de Newfoundland Power s’est mis au travail pour trouver la solution optimale. Le service a déterminé que la solution Survey123 for ArcGIS d’Esri était la bonne, car cette application :

• est facilement accessible à tous les employés sur un appareil mobile;
• réduit la nécessité des contacts de personne à personne;
• s’intègre parfaitement aux autres produits ArcGIS, y compris ArcGIS Online;
• peut être utilisée pour alimenter en temps quasi réel des tableaux de bord hautement configurables et adaptés à différents groupes, à savoir la direction et le personnel infirmer en santé du travail;
• fournit des fonctionnalités permettant de garantir la confidentialité et la sécurité des données des employés;
• peut être rapidement développée, déployée et mise à jour.

Une fois la solution trouvée, le service de soutien à l’exploitation devait la mettre en œuvre. Compte tenu des circonstances, il n’a pas eu le luxe de pouvoir prendre son temps. La situation exigeait une réponse rapide, ce que le groupe a été en mesure de présenter. En quatre jours, il a terminé tous les documents de développement, de test et de formation, en plus de mener un projet pilote auprès d’un petit groupe d’employés. Au cours de la deuxième semaine, il a étendu le projet pilote à un plus grand nombre d’employés. Dès la troisième semaine, la solution était déployée dans l’ensemble de l’entreprise.

Les résultats

Survey123 a permis à Newfoundland Power d’atteindre son objectif de collecte rapide et sécuritaire de données sur l’état de santé des employés et de suivi de ces données dans le respect des mesures de distanciation sociale. L’organisation peut recueillir des réponses de tous les employés à son sondage sur l’état de santé à l’aide d’appareils mobiles, y compris dans les régions éloignées. De plus, des superviseurs peuvent approuver ces sondages presque instantanément. Les formulaires peuvent être rapidement mis à jour, par exemple en cas de modification des directives provinciales. Par contraste, les formulaires papier nécessiteraient la publication de centaines de nouveaux exemplaires si un seul champ devait être modifié. En outre, comme la transmission des renseignements se fait de façon électronique, il n’est pas nécessaire d’avoir un contact de personne à personne, ce qui répond aux exigences de distanciation sociale.

Formulaire Survey123 protégé par un mot de passe

Exemples de questions du sondage Survey123 sur l’état de santé

Intégrée à ArcGIS Online, la solution Survey123 alimente des tableaux de bord pour le personnel infirmier en santé du travail et pour les superviseurs et la direction. C’est un élément important, car les différents groupes ont des besoins différents et ne disposent pas des mêmes autorisations. Pour des raisons de santé, le personnel infirmier en santé du travail doit pouvoir accéder à certains renseignements propres aux employés. Or, pour respecter la vie privée des employés, aucun autre groupe ou intervenant ne doit avoir accès à ces renseignements. Les tableaux de bord du personnel infirmier répondent à cette obligation. La direction et les superviseurs en revanche peuvent rapidement et facilement consulter des mesures agrégées et anonymisées pour repérer des tendances et les aider à prendre des décisions. Avec une abondance de filtres disponibles, notamment des filtres par date et par région, ces tableaux de bord ArcGIS sont hautement configurables et peuvent être facilement adaptés aux besoins. Là encore, le contraste est frappant avec le traitement fastidieux des renseignements découlant des processus papier. Il apparaît de façon nette que les tableaux de bord simplifient l’accès aux données et même la prise de décision.

Dans une perspective plus générale, l’exercice de mise en œuvre de Survey123 pour sonder l’état de santé a servi de terrain d’essai pour d’autres applications au sein de l’entreprise. Les formulaires numériques ont permis de franchir une nouvelle étape en matière d’efficacité et de productivité. De plus, Newfoundland Power prévoit que le déploiement de fonctionnalités supplémentaires, comme le jumelage des formulaires avec la géolocalisation, permettra à l’organisation d’effectuer plus facilement des analyses spatiales et de prendre des décisions plus éclairées et d’une portée plus étendue.

« Les fonctionnalités offertes par Survey123 laissent présager de nombreuses autres perspectives opérationnelles », affirme Mike Murphy, responsable au service de soutien à l’exploitation de Newfoundland Power. « Nous sommes impatients de voir où les possibilités futures nous mèneront. »