Simplifier la gestion des permis et des licences avec Cityworks

Le service d’incendie de la ville de Kawartha Lakes utilise Cityworks pour mieux gérer la délivrance des permis, l’octroi des licences ainsi que les inspections.

« Dans l’ensemble, Cityworks permet au service d’adopter une approche de gestion des permis et des licences plus normalisée, claire et extensible ».
Terry Jones, chef adjoint des pompiers

Toutes les municipalités du pays doivent gérer des permis et des licences ainsi qu’effectuer des inspections pour diverses activités. Ce travail requiert essentiellement une bonne gestion de l’information. En facilitant la collecte, le suivi et la consultation de cette information dans l’ensemble de l’administration municipale, on obtient un processus de gestion plus efficace, reproductible et extensible, ce qui était l’objectif du service d’incendie de la ville de Kawartha Lakes. Pour l’atteindre, le service s’est tourné vers la solution Cityworks PLL.

La ville de Kawartha Lakes se classe au deuxième rang des municipalités à palier unique les plus vastes en Ontario. Elle compte 75 000 habitants permanents et 30 000 résidents saisonniers. De plus, elle accueille près de 1,4 million de visiteurs par an.

Pour desservir un territoire de 3 059 km², le service d’incendie compte 20 casernes réparties dans toute la municipalité, 16 employés à plein temps et 380 volontaires. Le service est géré par un chef et deux chefs adjoints.

Le défi

Comme de nombreuses autres administrations municipales, le service d’incendie de Kawartha Lakes doit faire respecter les règlements sur les permis et les licences relatifs aux incendies. Il gère notamment :

• l’octroi des licences (véhicules de rafraîchissement);
• la conformité (programme relatif aux détecteurs de fumée);
• la délivrance des permis (feu et feux d’artifice);
• les inspections.

Chacun de ces domaines de responsabilité est d’une importance capitale pour assurer la sécurité des résidents et des visiteurs. En plus de s’être engagé à assumer ces responsabilités, le service souhaitait améliorer sa méthode de travail. Il a alors réalisé que la solution Cityworks offrait toutes les fonctionnalités nécessaires pour simplifier la gestion des permis et des licences. De plus, en optant pour Cityworks, le personnel informatique du service d’incendie n’aurait plus à gérer l’ancien système utilisé pour effectuer une grande partie de ce travail.

La solution

Octroi de licences
À Kawartha Lakes, les véhicules de rafraîchissement (comme les vendeurs de nourriture ambulants et les camions de crème glacée) doivent obtenir tous les ans une licence, ce qui nécessite une inspection par le service d’incendie. En règle générale, ces véhicules sont utilisés et gérés par les mêmes propriétaires et exploitants d’une année à l’autre. Le service a réalisé que la fonctionnalité « dossier enfant » de Cityworks convenait parfaitement au programme d’octroi de licences. Elle permet entre autres de transférer les renseignements d’un dossier existant plutôt que de les entrer manuellement chaque année dans la lettre d’approbation, ce qui a contribué à accélérer le processus. En outre, le service responsable des licences de la municipalité s’est fait attribuer des autorisations dans Cityworks : il peut désormais enregistrer des recherches afin de faire un suivi rapide et facile de ses activités et obligations en matière d’octroi de licences.

Conformité au programme relatif aux détecteurs de fumée
Le service d’incendie utilise Cityworks pour confirmer et consigner que les propriétaires et les résidents se conforment à la législation concernant les détecteurs de fumée. En cas de non-conformité, un nouveau dossier est automatiquement ouvert, et le personnel de la prévention des incendies effectue une inspection de suivi. La solution Cityworks permet également de recueillir des données importantes, comme le nombre de maisons visitées, les équipes de travail et les casernes actives, ainsi que le nombre de domiciles respectant les exigences du code.

Permis
Parmi les permis importants gérés par le service d’incendie de Kawartha Lakes, on retrouve les permis de feux d’artifice et les permis de feu. Les feux d’artifice sont régis par la législation fédérale, et la conformité à cette législation est assurée au moyen de permis municipaux. La liste des critères à respecter pour obtenir un tel permis est longue, et certains critères varient selon les caractéristiques des feux. Par exemple, les feux d’artifice plus puissants nécessitent plus d’espace de dégagement que les feux d’artifice ayant une portée moindre. Il est essentiel que les renseignements soient recueillis de manière précise et méthodique afin de garantir la sécurité des citoyens. C’est pourquoi le service d’incendie a créé une liste de contrôle pour les permis de feux d’artifice à l’aide de Cityworks. Cette liste garantit que tous les renseignements nécessaires à la délivrance d’un permis sont recueillis de façon rigoureuse et traçable, en plus d’être facilement récupérables.

Une liste de contrôle similaire a également été créée pour les permis de feu. Grâce à ce format normalisé et extensible, le service peut délivrer, ou refuser de délivrer, des permis avec plus d’efficacité. « Il arrive que certains employés d’autres services connaissent moins bien les règlements municipaux », note Valerie Knights, adjointe de direction du chef des pompiers. « La liste de contrôle leur permet de suivre des étapes simples lorsqu’ils doivent examiner des demandes de permis. Ils n’ont plus à s’informer auprès des autres employés ni à consulter d’autres documents. » De cette façon, le personnel comprend mieux le processus de délivrance de permis de feu. En outre, les permis étaient auparavant limités à une seule adresse, ce qui causait beaucoup de tâches redondantes. Grâce à Cityworks, le service peut délivrer un seul permis pour plusieurs adresses et utiliser la fonctionnalité « dossier enfant » pour la délivrance de permis récurrents, et ce, sans perdre de données. En fait, les renseignements sont maintenant normalisés et plus faciles à consulter.

Cityworks facilite également la gestion des paiements et la facturation des permis. Par exemple, une recherche enregistrée permet au personnel de retrouver rapidement les renseignements sur les permis non payés. « Grâce aux recherches enregistrées concernant les factures de permis impayées, nous disposons d’un emplacement central où effectuer le suivi des paiements en attente, ce qui facilite l’envoi d’avis de suivi », explique Valerie Knights.

En plus d’améliorer l’efficacité, Cityworks facilite la collaboration et le partage de renseignements entre les différents services de la municipalité, notamment l’administration, l’application des règlements municipaux, la répartition et la prévention des incendies. En effet, le service utilise les capacités SIG de Cityworks pour fournir des données d’adresse essentielles au service de répartition, qui peut ensuite déterminer plus facilement et plus rapidement l’emplacement des incendies et les lieux où des permis ont été délivrés.

Inspections
Le service d’incendie doit effectuer et consigner les inspections, en plus d’en faire le suivi. Il a toutefois constaté que l’utilisation de fichiers distincts stockés sur les disques durs de différents ordinateurs limitait sa capacité à faire un bon suivi et à consulter l’information. « Avant d’employer Cityworks, nous devions nous rendre dans le bureau de nos collègues et parcourir les dossiers afin de déterminer si une inspection était active à une adresse particulière », précise Kevin Meijerink, inspecteur pour le service de prévention des incendies. Afin de préciser et de simplifier ce processus pour toutes les parties concernées, le service utilise désormais Cityworks pour consigner les inspections et en faire le suivi.

Le nouveau processus offert par Cityworks permet au personnel administratif d’ouvrir un dossier ainsi que d’entrer les demandes et les plaintes des résidents. Les agents de prévention des incendies peuvent ainsi attribuer facilement et rapidement des tâches aux employés concernés. En outre, les inspecteurs peuvent enregistrer les renseignements dans un format normalisé à l’aide de modèles de lettre et de formulaire. Il est toutefois possible d’exporter ces modèles au format Word pour les personnaliser. Comme pour la facturation des permis de feu, les recherches enregistrées accélèrent la consultation des renseignements sur les inspections.

Les résultats

Grâce à la solution Cityworks, le service d’incendie de Kawartha Lakes a amélioré la gestion de ses programmes d’octroi de licences, de délivrance de permis et d’inspection. Les listes de contrôle permettent au personnel de passer rapidement et facilement les critères en revue, et des dossiers sont ouverts automatiquement en fonction de critères prédéfinis. La fonctionnalité « dossier enfant » assure une organisation rationnelle et intuitive de l’information. De plus, les recherches enregistrées permettent aux employés de retrouver rapidement l’information dont ils ont besoin sans avoir à déranger leurs collègues ni à fouiller dans des dossiers. Enfin, Cityworks aide le service à transmettre l’information aux différentes parties de l’administration municipale. « Dans l’ensemble, Cityworks permet au service d’adopter une approche de gestion des permis et des licences plus normalisée, claire et extensible », affirme Terry Jones, chef adjoint des pompiers.

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