Un comté de taille moyenne transforme numériquement ses flux de travaux de gestion immobilière

Au cours de la dernière année, le comté de Lennox et Addington a révolutionné ses flux de travaux d’entretien et de gestion des biens immobiliers en passant des formulaires papier, courriels et appels téléphoniques à un processus simplifié fondé sur la plateforme ArcGIS. Lisez ce qui suit pour en apprendre davantage sur le système de bons de travail et de tenue de dossiers du comté (système WORKS) pour lequel un prix Argent d’innovation en matière de SIG municipaux a récemment été décerné lors de l’assemblée générale annuelle de l’Urban and Regional Information Systems Association (URISA), section de l’Ontario.

Le comté de Lennox et Addington est situé dans l’est de l’Ontario et s’étend du lac Ontario jusqu’aux terres accidentées et rocheuses du Bouclier canadien. Parmi ses voisins, notons les comtés de Renfrew, de Hastings, de Prince Edward et de Frontenac.

Avec son portefeuille de 25 propriétés, dont de nombreux bureaux et plus de 400 unités d’habitation dans la région, l’équipe de gestion immobilière du comté n’a pas le temps de s’ennuyer. Mais auparavant, les bons de travail comportant des travaux d’inspections et de réparations régulières et irrégulières d’unités d’habitation, de tonte de gazon, de déneigement ou d’inspection de détecteurs de fumée étaient gérés à l’aide de formulaires papier, de courriels et de nombreux appels téléphoniques (« Où êtes-vous et que faites-vous? ») tout au long de la journée.

Avant et après le système WORKS 

Planifier la transition 

Il y a moins de deux ans, lorsque le service des biens immobiliers a contacté le service des TI, le personnel a rapidement repéré une occasion d’exploiter pleinement le potentiel de la technologie ArcGIS du comté.

« En examinant notre licence d’entreprise existante avec Esri Canada, nous avons immédiatement compris qu’il serait avantageux de tirer davantage parti d’une plateforme adoptée par notre organisation », déclare Nathan Bruce, analyste SIG du comté. « Nous avons commencé par communiquer avec nos homologues municipaux régionaux, et nous avons aussi longuement discuté avec Esri Canada, car nous voulions obtenir des conseils pour réaliser des déploiements semblables à l’échelle régionale et nationale. »

Le personnel SIG a également entrepris un processus d’apprentissage exhaustif, suivi le personnel sur le terrain et recueilli des renseignements sur les besoins opérationnels. Comme les 25 membres du personnel de l’équipe de gestion immobilière n’avaient aucune expérience en SIG, il était essentiel de compter sur leur participation dès le départ afin d’assurer la réussite du projet. Certains utilisateurs étaient d’abord sceptiques et réticents à l’idée de devoir être collés à leur téléphone toute la journée pour documenter leur travail. Toutefois, l’étroite collaboration et les premières visites ont rapidement mis en lumière les avantages des formulaires numériques conviviaux, d’une communication simplifiée entre le bureau et le terrain et de la capacité d’enregistrer le travail accompli et d’obtenir une reconnaissance pour ce dernier.

Créer la solution 

Une solution permettant de répondre aux besoins uniques du comté ne pouvait être élaborée à l’aide d’une approche universelle. Les différents cas d’utilisation et besoins commerciaux nécessitaient beaucoup de flexibilité et la capacité d’intégrer diverses applications ArcGIS de façon modulaire.

L’équipe utilise maintenant Workforce for ArcGIS (Workforce) pour planifier les bons de travail au bureau et coordonner le travail sur le terrain. « La main-d’œuvre nous permet vraiment d’optimiser la répartition des travaux et de visualiser en temps réel l’état d’avancement des travaux et l’emplacement du personnel sur le terrain », affirme Matthew Mulder, technicien en SIG du comté.

Figure 2 : vue du répartiteur (grand écran) et vue des travailleurs mobiles (petit écran) des affectations de la main-d’œuvre 

« De plus, la flexibilité de l’application Survey123 (for ArcGIS) nous a permis d’intégrer la logique et la complexité afin de réaliser pratiquement toutes les inspections ou tous les bons de travail auxquels vous pouvez penser », ajoute Matthew. Possédant plus de 80 types de bons de travail différents, l’équipe utilise abondamment Survey123 pour créer des formulaires intelligents conviviaux et logiques afin d’enregistrer les inspections et les réparations, ainsi que pour déclencher des notifications en temps réel à l’aide des rappels web de Survey123.

Formulaires numériques intelligents développés pour générer 24 types de bons de travail différents 

Le personnel utilise également Collector for ArcGIS pour saisir des renseignements concernant l’entretien dans des scénarios ponctuels, lorsqu’un modèle strict de répartiteur et de travailleur sur le terrain n’est pas requis. En outre, avec plus de 20 applications développées avec Operations Dashboard for ArcGIS, y compris des affichages sur grand écran pour permettre d’obtenir une connaissance des activités et une veille stratégique en un coup d’œil, l’équipe a dû utiliser Operations Dashboard plus souvent qu’à son tour. Les tableaux de bord sont utilisés par divers employés et prennent en charge différents flux de travaux. Le personnel peut examiner en détail la gestion de la charge de travail quotidienne ou obtenir des données spatiales et temporelles sur les tendances en matière d’entretien et de réparation.

En combinant les différentes applications, le comté tire pleinement parti de la technologie. Du point de vue de l’utilisateur final, les différentes applications s’intègrent parfaitement et offrent une expérience simple et conviviale.

Operations Dashboard for ArcGIS affichant l’état et les statistiques du travail effectué en temps réel.  « C’est phénoménal! Il y a 30 ans, si quelqu’un m’avait dit qu’un jour, j’aurais un téléviseur de 65 pouces dans mon bureau qui me montrerait tout cela, je l’aurais traité de fou! » − Ken Beattie, gestionnaire des services immobiliers. 

Perspectives d’avenir

L’équipe SIG du comté est enthousiaste à l’idée d’explorer les améliorations à venir pour rester à l’affût des nouvelles fonctionnalités d’AGOL. Certaines d’entre elles sont axées sur le développement des fonctionnalités du système WORKS et les demandes de saisie d’autres membres du personnel interne, probablement d’autres personnes que des locataires. D’autres améliorations concernent la gouvernance, comme l’amélioration de la documentation et l’élaboration d’une stratégie pour l’amortissement et le stockage des données.

Le succès du programme et la capacité de transformer les connaissances organisationnelles en chiffres et en statistiques ont attiré l’attention sur le rôle central des SIG en tant que catalyseur et moteur de transformation numérique dans l’ensemble de l’organisation. Le comté examine actuellement les possibilités de développer et de reproduire ces flux de travaux dans d’autres services, en tirant davantage parti des investissements du comté dans la plateforme ArcGIS Online afin de réaliser des gains d’efficacité similaires.

Si vous souhaitez communiquer avec le comté de Lennox et Addington, veuillez visiter sa page de contact ici.

Si vous désirez en savoir plus sur la façon dont Esri Canada peut vous aider à mettre au point une solution semblable, vous pouvez visiter notre page web de Workforce Starter Solution ici.

Ce billet a été écrit en anglais par Chaim Schwartz et peut être consulté ici.