L’importance de la gouvernance dans l’exécution de votre stratégie géospatiale

La relation entre la gouvernance et la stratégie n’est pas toujours bien comprise. D’après mon expérience de travail avec les clients, l’une des conversations les plus importantes dans le processus d’élaboration d’une stratégie géospatiale ne concerne ni la technologie, ni les applications, ni les données, mais bien la gouvernance. Plus précisément, cette conversation doit porter sur la conception de la structure et des mécanismes de contrôle de votre gouvernance nécessaires à la mise en œuvre votre stratégie.

À Esri Canada, nous définissons la gouvernance géospatiale comme le processus que les organisations utilisent pour surveiller et superviser les décisions concernant leurs capacités géospatiales. Une capacité géospatiale est la combinaison de personnes, de processus et de technologies (en géospatial) qu’une organisation utilise pour faire progresser son plan d’affaires. L’objectif de la gouvernance géospatiale est de maximiser la valeur que fournit la fonction géospatiale à l’entreprise et aux clients. En général, la gouvernance permet à l’organisation d’exécuter efficacement la stratégie géospatiale, d’en mettre à jour les objectifs sur une base régulière et de prioriser de façon judicieuse les investissements SIG.

Dans le schéma ci-dessous, j’ai illustré le rôle de la gouvernance par rapport à la stratégie. La gouvernance surveille la mise en œuvre de votre stratégie et en garantit l’alignement sur l’orientation de l’entreprise. Et lorsqu’elle fonctionne efficacement, il en ressort les bonnes capacités SIG pour faire rapidement progresser l’entreprise vers ses objectifs.

Dans les rencontres de planification stratégique, j’insiste sur le fait qu’une stratégie est un plan détaillé pour réaliser votre vision. Dans le cadre de l’élaboration d’une stratégie géospatiale, vous devez fixer une direction, définir vos aspirations futures en matière de SIG et prendre des décisions initiales sur la manière dont vous réaliserez cette vision. Grâce à ce processus de planification, nous discutons des objectifs actuels et futurs de l’entreprise, puis nous décidons de l’orientation stratégique à adopter et des domaines à éviter.

La création d’une stratégie géospatiale bien élaborée prend du temps, car de nombreuses options et de nombreux scénarios devront être pris en compte de manière réfléchie au cours du processus. Au terme du parcours, la stratégie représente une série de « grandes » décisions, d’étapes clés et de transformations de l’entreprise. Pour préserver l’intégrité de la stratégie, vous avez besoin d’un niveau de gouvernance approprié pour garantir que l’intention stratégique est comprise et maintenue, et que la feuille de route de mise en œuvre est régulièrement suivie et mise à jour.

Dans l’ensemble, j’ai trouvé trois façons principales dont la gouvernance soutient votre stratégie géospatiale.

1. La gouvernance assure un alignement constant entre la stratégie géospatiale et la stratégie commerciale.

Une fois que la stratégie passe à l’exécution et à l’application, il faut prendre des décisions au jour le jour pour faire avancer les projets et mettre en œuvre les changements nécessaires au progrès de votre organisation vers votre vision à long terme. Ces décisions quotidiennes sont souvent tactiques et extrêmement importantes dans la mesure où vous vous acheminez vers des objectifs précis.

La gouvernance vous aide, vous et votre personnel, à faire les bons petits choix en accord avec vos grandes décisions stratégiques. Il assure un alignement permanent entre vos plans d’affaires et vos activités, garantissant ainsi l’obtention des résultats et des effets escomptés. Par exemple, la façon dont votre organisation planifie et budgétise la technologie SIG est une question de gouvernance et comprend des processus visant à prendre en compte les besoins et les objectifs commerciaux des services et de les aligner sur l’investissement en technologie SIG. Ce processus de planification à long terme doit viser principalement à la mise en œuvre de solutions spatiales qui produisent la valeur la plus élevée et sont facilement justifiées en raison d’avantages commerciaux mesurables.

Les SIG entrent souvent en compétition avec d’autres technologies importantes pour ce qui est du financement et des investissements. C’est pourquoi la demande en technologie SIG doit être examinée, classée par ordre de priorité et présentée sous forme de projets viables. Pour y parvenir efficacement, vous devez disposer de personnes chargées d’impliquer les différents services de l’entreprise, d’une méthode permettant de saisir la demande liée aux SIG, d’un processus permettant de hiérarchiser les projets proposés, ainsi que de directives convenues régissant la présentation d’un programme de travail pour les fins du financement annuel.

2. La gouvernance vous aide à établir des structures de responsabilisation et de prise de décision très claires qui donneront vie à votre stratégie.

Votre stratégie géospatiale couvre toutes les activités nécessaires pour moderniser votre technologie, optimiser vos processus et améliorer les compétences de votre personnel. Le rôle de la gouvernance est d’aider à établir qui est responsable des différents aspects de votre stratégie en définissant un cadre de prise de décision qui s’applique aux technologies, données, services et capacités géospatiales.

Pour lever les obstacles, il est essentiel de savoir clairement qui (entre les divisions, les partenaires et les dirigeants) s’occupe de la communication et de la collaboration en ce qui touche les décisions. Par exemple, au sein de votre organisation, réfléchissez à qui est responsable de l’amélioration de la qualité des données spatiales, de l’établissement de normes de données, de l’évaluation des progrès de la technologie SIG et de l’évaluation des nouvelles solutions SIG par rapport aux défis commerciaux de votre organisation.

Définir les bons rôles et décrire les responsabilités appropriées demande un certain effort. Cependant, une fois que les parties prenantes se sont mises d’accord et ont adhéré à l’idée, vous élaborez une matrice RACI qui indique les comités, les groupes de travail ou les personnes qui doivent agir en tant que décideurs. La matrice RACI représente un moyen efficace et simple de faire correspondre les activités aux différents rôles, et c’est un format accessible qui peut être revu et mis à jour régulièrement dans le cadre de votre gouvernance.

3. La gouvernance vous aide à suivre le rendement et les avantages tirés de vos investissements dans les solutions et services SIG.

On attribue à sir Winston Churchill la citation suivante : « Que la stratégie soit belle est un fait, mais n’oubliez pas de regarder le résultat. » Cette prémisse semble simple, mais de nombreuses organisations se contentent de réaliser les projets sans suivre ni quantifier les résultats.

Vous devez savoir clairement si votre stratégie et vos projets géospatiaux atteignent vos objectifs et vous aident à récolter les bénéfices attendus. Si vous ne suivez pas de près vos indicateurs de rendement, vous ne serez pas en mesure d’intervenir rapidement pour résoudre les problèmes ou mettre en œuvre des mesures correctives.

Les programmes de gouvernance réussis mesurent et contrôlent les résultats à intervalles réguliers. Cette responsabilité incombe généralement à un comité directeur ou à un groupe de travail qui offre un soutien constant, assure la supervision et intervient activement en vue de garantir le bon déroulement de la stratégie géospatiale, de sorte que celle-ci porte les fruits escomptés et maximise les avantages.

Voilà le rôle de la gouvernance : maintenir le cap sur le long terme, accroître sans cesse la maturité, contrôler l’efficacité des processus et apporter les corrections nécessaires. L’une des méthodes que je recommande est de consigner les avantages dans un registre. Un registre des avantages est un artefact de gouvernance conçu pour enregistrer les avantages commerciaux attendus, tels que décrits dans une analyse de rentabilité préalable au projet, par rapport aux avantages financiers ou non financiers réels que vous avez réalisés après le projet.

En outre, tandis que vous surveillez le niveau d’adoption au fil du temps, vous devriez noter que la somme de la valeur augmente. Par exemple, la première année, si seulement 50 % des utilisateurs ont adopté la solution, votre bénéfice réalisé doit refléter ce niveau d’utilisation. La deuxième année, si ce taux d’utilisation passe à 80 %, les avantages augmenteront dans la même mesure.

Le registre des avantages peut être mis à jour à intervalles réguliers (trimestriellement ou annuellement) et revu avec le comité directeur afin que tous soient conscients de l’état de la situation. Il peut également être utilisé comme référence pour justifier les investissements futurs dans la technologie SIG.

En termes de gouvernance, les personnes responsables des processus utilisés pour suivre et mesurer les résultats jouent un rôle essentiel pour prouver que la stratégie SIG contribue au succès de l’organisation et, en fin de compte, à la réalisation du plan d’affaires.

L’élaboration de votre stratégie géospatiale et la mise en œuvre d’un programme de gouvernance SIG exigent un engagement à long terme. La mise en place de la gouvernance consiste à définir les responsabilités, à calibrer les processus de prise de décision et à mettre en œuvre les contrôles appropriés, tels que les normes, les politiques et les mesures de rendement, qui visent à maximiser la valeur et les avantages de votre stratégie. Une stratégie géospatiale confère aux personnes, aux processus et à la technologie le pouvoir de servir les objectifs commerciaux. La gouvernance SIG est un mécanisme par lequel une stratégie est mise en œuvre, gérée efficacement et continuellement optimisée. Stratégie et gouvernance sont toutes deux essentielles au succès de votre fonction SIG. Et lorsqu’elles travaillent ensemble, elles contribuent de manière significative au succès de votre entreprise.

Si vous souhaitez en savoir davantage au sujet de la gouvernance de la part de l’équipe de services-conseils en gestion d’Esri Canada, lisez nos billets de blogue sur les processus décisionnels et la gouvernance SIG ou les étapes pratiques pour améliorer la gouvernance des données spatiales de votre organisation.

Pour en savoir plus sur la stratégie et la gouvernance, consultez le livre électronique gratuit d’Esri Canada intitulé L’ABC de la stratégie géospatiale pour les responsables.

Ce billet a été écrit en anglais par Allen Williams et peut être consulté ici.