La co-conception, véritable moteur de modernisation numérique au sein du gouvernement canadien

L’écosystème d’Esri permet de transformer les méthodes de prestation des services gouvernementaux, en misant sur une approche géographique et en introduisant des données spatiales dans les architectures de TI d’entreprise. Dans une série de billets de blogue, j’explique ce que cela signifie pour le succès du gouvernement fédéral et des communautés qu’il sert.

Dans ce troisième billet, j’aborde l’importance de la collaboration entre le gouvernement et l’industrie dans le secteur des technologies de l’information et de la communication (TIC) au sens large, et la nécessité d’une nouvelle approche appelée « co‑conception ». Par co‑conception, j’entends la création conjointe de valeur avec des parties prenantes, sans oublier le rôle essentiel de la réflexion conceptuelle dans ce processus. Je m’attarderai également sur ce qui fait le succès d’un atelier de co‑conception, ainsi que sur la façon dont la co‑conception accélérera la modernisation numérique au Canada et favorisera la cohérence entre l’élaboration d’une stratégie et la maintenance des solutions.

Dans les communautés des technologies de l’information et de la communication (TIC), le gouvernement et l’industrie savent qu’ils doivent travailler ensemble pour rester à la pointe de la technologie et optimiser les services offerts aux Canadiens. Cependant, cela peut parfois s’avérer difficile. En offrant un environnement et une culture organisationnelle qui vont au-delà de la participation habituelle, le gouvernement peut favoriser la conception collaborative – ou co-conception – tout au long du cycle de vie des bonnes idées.

Les pays scandinaves sont des pionniers dans ce domaine depuis des décennies, et les résultats obtenus dans la mise en œuvre d’une administration numérique sont impressionnants¹. Il est vrai que le gouvernement fédéral canadien a ses propres défis à relever et qu’il est à la traîne. Cependant, je m’en voudrais de ne pas souligner l’élan qui sous-tend la modernisation numérique et l’appétit pour des moyens plus significatifs de collaborer avec l’industrie afin de l’accélérer.

C’est là que la co‑conception entre en jeu, en tant qu’outil pour relever ce défi de taille. Loin d’être nouvelle, l’idée a déjà été mise à profit par IBM, différentes villes comme Copenhague, ainsi qu’une pléthore de laboratoires d’accélération disséminés dans des organisations de défense ailleurs dans le monde. Mais qu’est-ce que cela signifie? Comment cela fonctionne‑t‑il? Et que pouvons-nous faire, au Canada, pour bien exploiter cette approche?

Pour bien comprendre en quoi consiste la co‑conception, il faut d’abord définir certaines notions :

• La co-conception s’appuie sur l’idée de co-création. Comme le disent Weiler, Weiler et McKenzie de Stratos Innovation Group, la co-création est « la création conjointe de valeur par l’entreprise et le client, ce qui permet au client de coconstruire l’expérience de service pour l’adapter à son contexte². » Il s’agit de créer quelque chose de nouveau, d’innover, tout en considérant les possibilités et les besoins de l’entreprise comme faisant partie d’un seul et même problème à résoudre. Voilà qui va directement à l’encontre des études de marché traditionnelles³.
• Selon Harold Nelson, la conception consiste à « créer ce qui est nécessaire, mais qui n’existe pas encore⁴ ». Comme on peut le constater dans des secteurs comme celui des biens de consommation, mais aussi dans des services (p. ex., les services-conseils en gestion), la conception est une affaire de contexte, c’est-à-dire qu’elle s’appuie sur les expériences vécues par les personnes qui bénéficieront des biens ou des services. Qu’il s’agisse d’un bien ou d’un service, s’il est mal conçu, il ne se vend pas.
• Enfin, la réflexion conceptuelle fait référence à l’approche conceptuelle utilisée pour obtenir une conception réussie. Désormais fermement ancrée dans les processus d’élaboration de stratégie d’entreprise, la réflexion conceptuelle est paradigmatique de l’innovation. Les efforts normatifs, comme ceux des universitaires, se réfèrent généralement à la réflexion conceptuelle en tant que processus d’empathie, de définition, d’idéation, de prototypage et de mise à l’essai⁵. Or, lorsqu’elle est décomposée en ses éléments essentiels (théorie des systèmes adaptatifs complexes, réflexivité, visualisation, animation de groupes d’experts, prévisions, etc.), la réflexion conceptuelle est une boîte à outils cognitive, ou ce qu’Ofra Graicer décrit comme une « arme de l’esprit » dans le contexte de la défense⁶.

Quand utiliser la co‑conception?

La réponse courte? Quand elle apporte une valeur ajoutée et aide le gouvernement et l’industrie à résoudre des problèmes complexes tout en respectant la période de participation habituelle. En tant qu’entreprise de technologie disposant d’une expertise mondialement reconnue dans le domaine des services professionnels en SIG, nous avons observé d’énormes succès sur le plan technique, en déployant des applications et en intégrant nos outils à d’autres applications orientées utilisateur. Toutefois, l’approche de co‑conception offre la plus grande valeur ajoutée quand elle est également envisagée « en amont », là où la technologie guide les groupes de travail stratégique qui peuvent agir comme des accélérateurs précoces de la mise en œuvre.

L’approche optimale est celle où la co‑conception oriente les réflexions et les actions des principales parties prenantes tout au long de la période de participation, ou ce que nous appelons le cycle de vie des bonnes idées. Résultat? Une harmonisation de la stratégie et des solutions. Si, comme le suggère Kotter, tout changement transformateur dépend de la constitution d’une équipe, de l’élaboration d’une vision et de stratégies, de la communication de la vision du changement et du maintien de l’élan, la co‑conception est la clé⁷.

Qui participe à la co-conception?

Contrairement à d’autres méthodologies, la participation aux ateliers de co-conception est déterminée par le type de problèmes à traiter plutôt que par le rôle d’une personne dans la résolution de ces problèmes. Les problèmes les plus faciles à traiter sont ceux « qui ne présentent aucune relation claire de cause à effet et qui sont caractérisés par l’incertitude, l’ambiguïté et l’imprévisibilité8 ». Par conséquent, la participation doit être principalement fondée sur les connaissances. Il convient de faire intervenir des participants diversifiés, mais engagés, issus de toutes les hiérarchies et de toutes les extrémités de la chaîne producteur-consommateur. Pour susciter une réflexion divergente, il est nécessaire de mettre à profit des points de vue et des cadres mentaux différents. Dans le cas d’un atelier de co-conception typique, il s’agirait de réunir des cadres et des techniciens du gouvernement et de l’industrie, ainsi que des représentants de l’utilisateur final du service.

Qui dirige la co-conception?

Chaque atelier de co-conception, ou série d’ateliers, doit être dirigé par un animateur professionnel. Cet animateur doit avoir une formation en réflexion conceptuelle, connaître le contexte de l’industrie et être versé dans le langage et le processus d’affaires envisagés (qu’il s’agisse d’une vision, de l’élaboration d’une stratégie ou d’efforts de conception plus techniques). Cet animateur dirigera le processus d’apprentissage et de création au sein du groupe et rendra compte au commanditaire ou au client de la co-conception. Ces animateurs peuvent être difficiles à trouver. Il est toutefois possible de faire appel à des organismes de formation et d’accréditation. À Esri Canada, nous formons activement les gestionnaires de la réussite et les responsables des services professionnels pour qu’ils intègrent ces compétences en plus des méthodologies Agile et autres.

Quelles sont les capacités essentielles de la co-conception?

La co-conception est le lien entre nos communautés internes et nos clients. En commençant par l’infrastructure, virtuelle et physique, il s’agit de la capacité à prototyper des solutions techniques et à participer à des séances de visualisation conceptuelle avec des cadres supérieurs. L’objectif est de recueillir différents points de vue, que ce soit pendant la résolution d’un problème technique ou dans le cadre d’une discussion. Il s’agit également d’une plateforme de démonstration, où nous présentons différentes solutions, comme celle conçue expressément pour soutenir la Stratégie du Canada pour l’Indo-Pacifique. Cela dit, toutes les industries ou organisations gouvernementales n’ont pas besoin de déployer toutes ces capacités pour tirer parti de la co-conception. Une discussion bien animée qui suscite des questionnements – avec l’intégration de la réflexion conceptuelle – peut aisément être qualifiée de « co-conception ».

En résumé, la co-conception est avant tout un état d’esprit. Elle permet de lever les présupposés et les obstacles à la communication, créant ainsi des conditions propices à l’innovation pour toutes les parties prenantes. Lorsqu’elle est dirigée par des animateurs compétents, menée avec des participants diversifiés et alignée sur les processus d’affaires tout au long du cycle de vie des bonnes idées, la co-conception présente un potentiel de réussite supérieur et mène à des changements transformateurs.

En apportant une valeur ajoutée au Canada et aux Canadiens, l’industrie – et en particulier Esri Canada – poursuit le même objectif que les gouvernements. Notre succès est le fruit de notre constance. Compte tenu de nos moyens différents, mais de nos objectifs communs, nous sommes prêts pour la co-conception!

Consultez les autres billets de blogue de cette série :

• La valeur des données géospatiales pour le gouvernement
• Qu’est-ce que l’approche géographique et comment renforce-t-elle les capacités de TI d’entreprise?
   

1 STEEN, M., M. MANSCHOT et N. DE KONING. Benefits of co-design in service design projects (avantages de la co-conception dans les projets de conception de service), International Journal of Design, 2006, 5(2), 53-60.

2 WEILER, Monica, Anthony WEILER et David MCKENZIE. Co-design: A Powerful Force for Creativity and Collaboration (co-conception : une force puissante pour la créativité et la collaboration), Stratos Innovation Group, 2016. https://medium.com/@thestratosgroup/co-design-a-powerful-force-for-creativity-and-collaboration-bed1e0f13d46

3 Ibid.

4 NELSON, Harold G. et Eric STOLTERMAN. The Design Way: Intentional Change in an Unpredictable World (la voie de la conception : changement intentionnel dans un monde imprévisible), 2e édition, MIT Press, 2012.

5 STANFORD, D. School 5-step model (modèle scolaire en 5 étapes).

6 Graicer, Ofra. Citations tirées de présentations, Archipelago of Design. https://aodnetwork.ca/author/ofragraicer/.

7 KOTTER, John P. Leading Change (mener le changement), Harvard Business Review Press, 2012