La Ville de Newmarket lance une application d’autodépistage de la COVID-19

Cet article présente comment la Ville de Newmarket, en Ontario, se sert de la solution de continuité des activités d’Esri pour assurer une gestion efficace du personnel travaillant à distance et dans ses installations, en plus d’éliminer les contacts inutiles.

Le siège social d’Esri Canada à Toronto a fermé ses portes en mars. Ce n’est qu’au cours de l’été que l’Ontario a présenté des directives sur la réouverture des lieux de travail. L’équipe de direction d’Esri Canada a alors élaboré ses propres protocoles d’accès aux bureaux (c’est-à-dire uniquement lorsque cela est nécessaire) conformes aux exigences fournies par les autorités compétentes. Récemment, j’ai dû me rendre au bureau pour récupérer de l’équipement, et les protocoles en place m’ont beaucoup rassuré : je devais simplement suivre les procédures pour communiquer avec mon responsable et utiliser l’application de réservation d’espace en ligne pour informer mes collègues de mon emplacement.

Une minute et c’était fait! Dans le contexte actuel, la simplicité vaut de l’or. Je savais que j’aidais la direction et les équipes virtuelles en les tenant informées. De plus, les données que j’ai créées peuvent être utilisées en aval pour comprendre l’état des membres de l’équipe, prévoir la désinfection des installations, planifier la distanciation sociale requise, etc.

Notre organisation n’est pas la seule à employer la technologie pour protéger la santé et la sécurité des membres de son équipe. Lynn Georgeff et Annaliese Vollick, employées de la Ville de Newmarket, ont appliqué une approche similaire pour créer leur application d’autodépistage, soit un outil de sondages en ligne facile à utiliser.

Au début du mois de juin, Annaliese, coordinatrice des SIG, et son équipe ont découvert que la solution de continuité des activités d’Esri permettrait à la Ville de gérer le personnel et les installations pendant la pandémie. L’idée s’est concrétisée lorsque Lynn Georgeff, directrice des ressources humaines, a collaboré avec l’équipe pour trouver une façon de faire le suivi de la capacité en main-d’œuvre de la Ville et de faire respecter la distanciation. « Le fait que la sécurité est et demeure une priorité absolue a suscité un grand sentiment de calme et d’assurance chez les employés », explique Lynn. « En plus de leur permettre de signaler leur état de santé, l’outil d’autodépistage indique les mesures qu’ils doivent prendre, s’il y a lieu. Les superviseurs peuvent ainsi réagir, gérer leurs équipes et démontrer aux employés que nous veillons à leur sécurité et à celle de la communauté en général. »

Lors de la conception de la solution, Annaliese et Nick Koopman, analyste SIG, ont tiré profit de l’investissement de la Ville dans ArcGIS. Ils savaient qu’il était essentiel de créer des flux de travaux appropriés pour les quelque 500 employés municipaux afin de garantir une adoption généralisée. « Newmarket est composée de quatre commissions, dont les services d’incendie, et elle collabore étroitement avec la bibliothèque publique. L’outil devait être flexible pour répondre aux besoins de chaque groupe ainsi que générer des données significatives et exploitables », déclare Annaliese.

Nous avons discuté des considérations que la Ville a prises en compte lors de la conception de l’application. En voici certaines des plus importantes :

1. Favoriser l’adoption

• Ne négligez pas le travail préparatoire. Interrogez les intervenants et les utilisateurs finaux pour comprendre le fonctionnement de leurs activités et cerner leurs besoins particuliers. Par exemple, les services d’incendie de la municipalité régionale de York desservent la ville d’Aurora et la ville de Newmarket. Il fallait donc intégrer la diversité des horaires du personnel (comme des quarts de travail de 24 heures). « Nous savions que l’outil devait s’adresser à tous les employés municipaux. S’il n’avait pas fonctionné pour certaines équipes, nous aurions eu un produit incomplet », explique Annaliese. « Comprendre le fonctionnement des différents services a été utile et a permis à tout le monde de participer au projet dès le début. »
• Informez les parties intéressées. « Nos partenaires de première ligne ont été tenus informés tout au long du processus, jusqu’au déploiement de l’application. Ils n’ont pas eu de surprises, et des champions ont été désignés pour la solution », ajoute Lynn.

2. Simplifier l’utilisation

• La simplicité avant tout! L’équipe des SIG s’est efforcée de rendre l’outil intuitif en créant des invites pertinentes pour l’utilisateur connecté. L’application d’autodépistage de la Ville pose des questions fermées auxquelles l’utilisateur répond par un toucher ou un clic. « Cet outil nous informe de l’état de nos opérations dans tous les secteurs, qu’il s’agisse des services traitant physiquement des documents (comme des permis de mariage), des équipes se déplaçant sur le terrain pour fournir des services essentiels (comme ceux liés à l’eau et aux eaux usées) ou du personnel se rendant dans les parcs et étant en contact avec le public », explique Lynn.  

3. Communiquer et éduquer

• Les services de ressources humaines, de communications d’entreprise et de TI ont été dans les premiers groupes à tester l’application. Il est courant de tester un nouvel outil pour en trouver les bogues, mais l’équipe a également profité des essais pour confirmer que les messages étaient bien alignés sur les objectifs. « La phase d’essai nous a permis d’atteindre tous nos objectifs et de respecter le droit de chacun à la vie privée. Elle nous a ramenés aux valeurs fondamentales de la Ville, à savoir le respect et l’intégrité », déclare Lynn. « Nous nous sommes assurés d’en faire les bases de nos communications. » De plus, en prenant la rétroaction au sérieux, l’équipe est parvenue à créer une solution qui permet de surveiller la santé et la sécurité du personnel de Newmarket, ainsi que de fournir à ses équipes de direction une vue d’ensemble de la situation dans toute la ville.

Remarque : Il s’agit d’un échantillon de données. Cette image ne reflète pas les données réelles de la Ville de Newmarket.

L’application d’autodépistage de Newmarket a été lancée à l’hôtel de ville par Jag Sharma, directeur administratif. Le service des ressources humaines a ensuite présenté l’outil et a répondu aux questions des employés, qui ont commencé à l’utiliser le 26 juin.

« Cet outil nous permet de gérer efficacement le personnel qui travaille à distance et dans nos installations sans ajouter de contacts et de processus inutiles. Tous les jours, il nous rappelle l’importance de rester à la maison si nous présentons des symptômes et nous unit sous un objectif commun : assurer la santé du personnel pendant la pandémie. De plus, si un cas de COVID-19 est confirmé, nous avons la certitude que toutes les mesures préalables ont été prises pour faciliter la recherche des contacts. »

– Jag Sharma, directeur administratif, Ville de Newmarket

La ville de Newmarket se trouve au cœur de la région de York, à environ 50 kilomètres au nord de Toronto. Son économie en pleine croissance repose largement sur les services commerciaux, les services sociaux et de santé, la vente au détail et l’industrie manufacturière. Grâce à son accès aux principales autoroutes et aux principaux réseaux de voirie, il faut tout au plus une heure de route pour accéder à la ville à partir de la région du Grand Toronto, qui compte six millions d’habitants.