Partenariat YorkInfo : une culture de coopération, de coordination et de collaboration

Nous voyons souvent les trois C (coopération, coordination et collaboration) utilisés de façon interchangeable, mais leur signification diffère. La « coopération » désigne l’échange d’informations et de ressources pertinentes à l’appui des objectifs de chacun, plutôt que d’un objectif commun. La « coordination » consiste à organiser personnes et ressources de manière à ce qu’elles fonctionnent bien ensemble, tandis que la « collaboration » signifie travailler ensemble pour créer quelque chose de nouveau à l’appui d’un objectif commun. La municipalité régionale de York (région de York) comprend certainement la signification de ces termes, car elle a réussi à établir une coopération, une coordination et une collaboration par l’entremise du partenariat YorkInfo.

La région de York compte neuf municipalités locales qui, de concert avec la municipalité régionale, offrent une myriade de services aux quelques 1,2  million d’habitants de la région. Les deux ordres de gouvernement planifient, gèrent et fournissent des services tels que la planification et le développement, les services d’urgence, les services sociaux et le développement économique, le tout, au « seul contribuable ». Pour y parvenir efficacement, ils doivent coopérer, coordonner et collaborer.

Au début

En 1996, l’utilisation de la technologie des systèmes d’information géographique (SIG) pour mieux comprendre les données spatiales commençait à être reconnue comme un élément clé de la gestion municipale. Or, à l’instar des données spatiales sur lesquelles ils reposent, les SIG étaient considérés comme des outils spécialisés et coûteux, et donc difficilement abordables pour les petites municipalités. Le partenariat YorkInfo a été créé pour permettre à toutes les municipalités de la région de York de profiter de l’investissement collectif dans la technologie SIG, les données et les ressources humaines.

Le partenariat YorkInfo compte 14 membres, dont la région de York, ses neuf municipalités, deux commissions scolaires de district et deux offices de protection de la nature.

Au fil des ans, le partenariat a pris de l’expansion : en plus de diversifier ses activités, il a favorisé la compréhension et l’adoption de la veille géographique, des SIG, d’outils de données et d’analyses, ainsi que de technologies de visualisation dans l’ensemble de la région, établissant ainsi une culture de coopération et de collaboration.

Incidence

Le partenariat YorkInfo est en train de changer le fonctionnement des administrations municipales de la région. Outre les nombreuses percées qu’il a réalisées, on lui doit plusieurs innovations primées.

Le partenariat a donné lieu à des retombées positives inestimables, dont les suivantes :

Gains d’efficacité dans la création, la gestion et le partage des données

Le partenariat a élaboré un cadre juridique et un modèle de gouvernance pour le partage des données entre ses municipalités membres. Ces initiatives ont favorisé la production d’un jeu de données unique et harmonisé à l’échelle de la région pour les infrastructures d’eau et d’eaux usées (projet « All Pipes » [tous les tuyaux]), les parcelles, les routes et les adresses. Ce jeu de données est essentiel aux services d’urgence et de gestion des actifs. Sans compter que le projet « All Pipes » (tous les tuyaux) permet d’économiser plus de 150 000 $ par année.

Par le regroupement des systèmes de données ouvertes de la région de York, de la ville de Newmarket et de la ville de Markham, le partenariat a fourni aux résidents un accès unique aux données des trois administrations. Il a également lancé un dépôt de données libre-service, qui permet aux partenaires et aux consultants d’accéder en ligne à leurs données dans le format de leur choix, et ce, en tout temps. Ce nouvel outil a permis au personnel d’économiser des centaines d’heures de travail, en plus d’améliorer considérablement l’expérience utilisateur.

Réduction des coûts grâce à des économies d’échelle

Les partenaires mettent en commun leurs ressources pour acquérir de nouvelles données, comme des images aériennes actuelles et historiques remontant à 1954. Ces données permettent de mieux comprendre les changements survenus dans la région de York au fil des ans. En 2019, les partenaires achèteront conjointement des données LiDAR d’une grande exactitude afin de fournir une cartographie à une précision inférieure au centimètre près. Ces jeux de données seront un atout considérable dans la planification et l’exécution de bon nombre des programmes des partenaires.

Par ailleurs, une telle collaboration offre la possibilité de profiter de rabais de gros sur l’imagerie, les logiciels et la technologie. Par exemple, les partenaires ont pu économiser jusqu’à 50 % sur les achats conjoints d’images aériennes à haute résolution, de modèles numériques d’altitude et d’images LiDAR, ainsi que jusqu’à 80 % sur les achats de technologie grâce à des accords de licences d’entreprise régionaux.

Meilleure maîtrise des technologies, des données et des analyses SIG

Plus de 500 employés municipaux ont reçu une formation en SIG par l’entremise du partenariat depuis 2005, ce qui a permis de réaliser des économies de plus de 200 000 $. Le partenariat a lancé une académie numérique pour former ses partenaires sur des sujets comme les données et l’analyse, ce qui leur permettra de faire évoluer leurs systèmes de données ouvertes. Ainsi, plutôt que d’utiliser leurs systèmes pour simplement mettre à disposition des données, ils y intégreront des capacités d’analyse afin d’en tirer des renseignements. La région de York a joué un rôle clé dans la création de l’indice de maturité géospatiale, initiative visant à accroître la maturité des programmes SIG et l’adoption de la technologie par les cadres supérieurs des organisations du secteur public.

Pour sa contribution à l’amélioration de l’administration municipale et de la prestation des services, le partenariat YorkInfo a reçu plusieurs prix, dont le prix des systèmes d’information régionaux urbains (URISA), le prix des données ouvertes pour l’innovation au Sommet canadien sur les données ouvertes (SCDO) et le prix d’excellence en technologie gouvernementale (GTEC) pour les systèmes municipaux.

Maîtriser l’art du partenariat

Alors que de nombreuses organisations ont de la difficulté à faire progresser leurs projets de transformation opérationnelle, le partenariat YorkInfo maîtrise la coordination, la coopération et la collaboration entre plusieurs organisations membres. Pour cette période de questions, nous avons demandé à certains des partenaires de nous expliquer pourquoi le partenariat a été si fructueux.

Comment favorisez-vous une culture de coopération, de coordination et de collaboration entre les partenaires?

John Houweling, directeur des services de visualisation et d’analyse de données pour la région de York, explique :

« Ce qui stimule les partenaires à travailler ensemble, c’est d’avoir un objectif commun, soit bâtir des communautés plus fortes, et une passion commune à l’égard de l’utilisation de la technologie SIG pour résoudre des problèmes. Nous encourageons l’échange de pratiques exemplaires sur la façon d’appuyer la gestion des actifs, les examens municipaux complets, les investissements technologiques, etc. pour atteindre les objectifs de chaque partenaire, ainsi que nos objectifs collectifs. De plus, le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand est valorisant, et c’est ce qui nous motive à prendre part au partenariat. Plus important encore, bien que nous ayons une structure de gouvernance officielle, tous les partenaires sont égaux et ont un droit de parole égal dans la direction du partenariat. »

Quels avantages le partenariat procure-t-il à votre organisation?

Nasir Kenea, dirigeant principal de l’information de la ville de Markham, partage :

« Le partenariat a été très utile pour Markham. Par exemple, l’entente de partage des coûts que nous avons conclue pour notre programme annuel d’orthophotographie nous permet d’obtenir des images aériennes à jour de la région, que nous utilisons aux fins d’analyse et d’aide à la décision. Le programme nous fait économiser beaucoup d’argent, et c’est tout à fait logique. »

La ville d’East Gwillimbury connaît une croissance exponentielle et a récemment développé une nouvelle application sur l’état des développements pour gérer le nombre croissant de permis de construction. Mark Valcic, directeur général des services corporatifs et financiers de la ville d’East Gwillimbury, dit :

« Avec l’appui du partenariat YorkInfo, nous avons mis au point des services plus efficaces et des outils cartographiques qui permettent au personnel de travailler avec des données en temps réel dès qu’un nouveau logement est occupé. Quant à eux, les nouveaux résidents ont l’esprit tranquille, car ils savent que les services municipaux travaillent vraiment pour eux. »

Quels conseils pouvez-vous partager avec d’autres personnes qui cherchent à créer une culture semblable dans leur organisation?

Jeff Lamb, gestionnaire des partenariats et des projets spéciaux pour la région de York, dit :

« En cette ère où l’on fait plus avec moins, il est impératif que nous travaillions ensemble à tous les ordres de gouvernement et au-delà des frontières. Cela peut sembler difficile au premier abord, mais il suffit de se lancer et de le faire. Trouvez un problème commun à résoudre, réunissez tout le monde dans une pièce, achetez des beignets et du café, et retroussez vos manches. »

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Découvrez comment la région de York recourt aux données ouvertes pour stimuler la transformation numérique et l’engagement public. Au cours des prochaines semaines, nous vous en dirons plus sur la façon dont le partenariat YorkInfo a exploité les SIG pour simplifier la gestion des réseaux d’aqueduc et d’égout de la région et mettre sur pied une coopérative de données où les partenaires pourront accéder aux jeux de données, aux applications et aux outils des uns et des autres et les acheter, appuyant ainsi le processus d’examen municipal complet de la région.

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Ce billet a été écrit en anglais par Matt Pietryszyn et peut être consulté ici.