Sept étapes pratiques pour améliorer la gouvernance des données spatiales de votre organisation

L’absence de structure de gestion de vos données peut avoir d’énormes conséquences financières, et les données spatiales n’y font pas exception. Dans ce billet de blogue, l’expert-conseil en gestion Allen Williams explique pourquoi la gouvernance des données spatiales est importante, puis propose sept mesures pratiques que les organisations peuvent prendre pour gérer leurs données et économiser des millions de dollars par année.

Qu’est-ce que la gouvernance des données spatiales et pourquoi est-ce important pour mon entreprise?

Selon une recherche menée par Gartner, « les répercussions financières moyennes d’une mauvaise qualité des données sur les organisations sont de 9,7 millions de dollars par année ». Par exemple, une mauvaise qualité des données peut affecter la capacité des organisations à répondre aux demandes des clients. Ce manque de qualité dans les données est souvent le résultat d’une mauvaise gouvernance. Les organisations dont la gouvernance des données est inadéquate ont de la difficulté avec la propriété des données et n’ont souvent aucun moyen de certifier leur intégrité, ce qui, avec le temps, peut devenir un problème de première importance. Le manque de gouvernance nuit également à la capacité des organisations à appuyer leurs décisions sur des données et affecte la planification des immobilisations à long terme, ce qui fait qu’il est difficile pour les organisations dans cette position précaire de comprendre l’état des actifs et la façon d’optimiser leurs investissements.

Dans mon travail, j’ai souvent affaire à des clients qui ont du mal à tirer le meilleur parti de leurs données spatiales. Les données spatiales sont essentielles pour comprendre l’emplacement des actifs et des intérêts commerciaux, détecter les relations, les tendances et les corrélations et prévoir les événements. Une autre conclusion clé de l’étude de Gartner est que « la qualité inadéquate des données est l’une des principales raisons pour lesquelles 40 % de toutes les initiatives commerciales ne réalisent pas les bénéfices escomptés ». Si l’on transpose la chose dans le contexte des SIG, il est essentiel de s’assurer que les données spatiales de votre organisation sont exactes, actuelles et complètes si vous voulez pouvoir en faire une analyse efficace.

Il est intéressant de noter que les équipes de SIG avec lesquelles je travaille ont souvent du mal à comprendre l’intégrité de leurs données spatiales, de leurs domaines de réseau et de leurs niveaux. Si elles prennent souvent en charge les principales séries de données spatiales et en font la maintenance, elles ne sont pas pour autant expertes en données elles-mêmes. Lorsque je travaille avec des équipes de ce genre, j’essaie de leur faire comprendre que la gouvernance des données est une responsabilité commune. Les planificateurs, les ingénieurs, les inspecteurs de terrain, les équipes de construction et le personnel de maintenance sont les experts et comprennent les données et leur utilisation. Les équipes de SIG doivent donc travailler en collaboration avec ces experts pour appliquer les contrôles, processus et mesures de gouvernance. Ils peuvent ainsi gérer les données spatiales de l’organisation tout au long de leur cycle de vie.

C’est là que la gouvernance des données spatiales entre en jeu. La gouvernance des données spatiales est un cadre organisationnel visant à établir des stratégies, des objectifs et des politiques pour gérer et tenir à jour efficacement les données. C’est une approche liée à cinq éléments fondamentaux essentiels pour que les organisations puissent établir à long terme des structures décisionnelles et des processus de gouvernance pour leurs données spatiales.

Les cinq éléments sont les suivants :

1. La direction reconnaît la valeur, l’objectif et la portée de la gouvernance des données spatiales.
2. Les rôles et les responsabilités en matière de gouvernance des données spatiales sont clairement définis.
3. Les procédures internes et les processus de prise de décision sont décrits, compris et adoptés.
4. La documentation, les normes, les politiques et les directives requises sont en place.
5. Des mesures quantitatives et qualitatives des résultats obtenus ont été établies et sont activement utilisées.

La chose semble bien simple à première vue, mais il faut du temps et de la détermination pour y parvenir. Chaque jour, j’aide les clients à élaborer des approches pratiques pour mettre en œuvre et faire évoluer les programmes de gouvernance des données spatiales au sein de leur organisation. Les étapes suivantes sont générales et fondées sur des tendances que j’ai observées dans mon travail. Elles ne résoudront pas tout, mais elles vous mettront certainement sur la bonne voie.

Étape 1 : Obtenir l’aval de la direction

Soyons honnêtes. Il peut être ardu pour les responsables des SIG de solliciter l’approbation des dirigeants, mais c’est essentiel. Prenez le temps d’élaborer une argumentation convaincante en faveur de la gouvernance des données en exposant les problèmes les plus manifestes à cet égard. Vous mettrez ainsi en évidence les principales lacunes de l’organisation et les difficultés liées aux données. Concentrez-vous sur les questions qui attireront l’attention des dirigeants et veillez à étayer vos affirmations par des faits et des données économiques. L’objectif est d’établir un groupe de direction actif et engagé qui comprend les SIG et s’investit dans les pratiques géospatiales croissantes de votre organisation. Les dirigeants doivent être favorables à votre cause et vouloir y prendre part si vous voulez faire progresser votre programme de gouvernance des données spatiales. 

Étape 2 : Créer un inventaire des données spatiales

Pendant que vous sollicitez les bonnes grâces de votre direction, établissez ou mettez à jour l’inventaire des données spatiales de votre organisation. Utilisez un modèle pour saisir les détails et classer vos ensembles de données par domaine d’activité, utilisation prévue, format, géométrie, fréquence de mise à jour, couverture spatiale et actualité. Vous pourrez ainsi définir clairement la portée et l’étendue des données spatiales dans le programme de gouvernance. Ensuite, établissez l’ordre de priorité des données spatiales en fonction de leur importance pour l’entreprise en cherchant à établir celles qui sont les plus essentiels pour l’organisation et les raisons qui justifient ce rang élevé.

Étape 3 : Identifier les propriétaires des domaines de données spatiales

Une fois que vous avez dressé un inventaire des données, établissez les propriétaires des données. Pour savoir qui est propriétaire des domaines de données dans votre organisation, vous devez définir clairement les rôles de gouvernance des données. Chaque rôle doit avoir un ensemble de responsabilités et de mécanismes à suivre pour la prise de décision et la résolution des problèmes. Pour ce faire, il faut définir et décrire d’emblée les activités liées à l’acquisition, la collecte, l’hébergement, l’utilisation, la maintenance et l’archivage des données.

Une fois que vous avez défini les responsabilités en matière de gouvernance des données, identifiez les groupes de l’organisation et les intervenants qui pourraient être des autorités potentielles ou qui acquièrent, produisent ou consomment les données. En collaboration avec ces groupes, prenez contact avec des représentants potentiels qui peuvent faire office d’autorités internes pour des ensembles de données spécifiques. Le but est d’identifier les personnes de différents services qui ont le rôle d’experts sur les actifs, les services et les programmes de l’organisation.

Il y a deux grandes fonctions à remplir pour chaque série de données spatiales essentielles :

1. Les intendants de données spatiales, qui sont des experts pour des ensembles de données spécifiques et font office d’autorités pour répondre aux questions et résoudre les situations de désaccord pour le reste de l’organisation. Les intendants de données surveillent activement les données spatiales dans le but de respecter ou de dépasser les normes de qualité établies. Les intendants assurent également la surveillance des décisions cruciales de gouvernance concernant le modèle de données géospatiales, les changements envisagés pour ce modèle et les répercussions de ces changements sur l’ensemble de l’organisation. ​
2. Les gardiens des données, qui peuvent être des spécialistes des technologies de l’information ou des SIG ou des utilisateurs professionnels, en fonction de leur expertise, de leurs compétences et de leur capacité à modifier et à mettre à jour leurs données spatiales. Les gardiens travaillent conformément aux normes de données SIG établies et aux attentes en matière de processus. Les personnes occupant cette fonction consacrent du temps à la maintenance d’ensembles de données spécifiques liés à leurs domaines d’activité. Elles collaborent également avec les intendants pour enquêter sur les problèmes et formuler des recommandations pour les corriger.

Ces rôles servent à établir des sphères de responsabilité claires et à réduire l’ambiguïté pour ce qui est de savoir qui s’occupe de quoi. Si personne n’occupe ces fonctions, votre organisation sera limitée dans sa capacité à établir la propriété et la maintenance des données spatiales. Faites-leur donc une place dans votre plan et soyez prêt à négocier minutieusement pour que les personnes sollicitées acceptent le mandat.

Étape 4 : Établir un réseau d’intendants de données

Une fois que les intendants de données spatiales ont été identifiés et intégrés, et que leurs responsabilités ont été clarifiées, l’étape suivante consiste à les réunir en réseau. La fonction du réseau est de servir de comité responsable de l’élaboration des meilleures pratiques, normes et processus de gouvernance des données de l’organisation. Le réseau d’intendants agit comme autorité finale pour les décisions relatives aux données et s’efforce de résoudre les problèmes interdomaines.

Au fur et à mesure que votre réseau d’intendants se développe, son mandat deviendra peu à peu celui d’établir la priorité des données, de comprendre le niveau d’intégrité et de risque associé à chaque ensemble de données, d’établir des processus d’acquisition de données et de créer des directives d’acquisition pour les abonnements de données et l’imagerie. Pour ce qui est des rapports, je recommande également à mes clients de charger le réseau des intendants de données de publier un rapport trimestriel ou annuel sur l’utilisation des données, leur qualité par rapport aux normes et les risques associés. Vous pourrez ainsi disposer des renseignements du rapport au moment de formuler des recommandations sur le budget annuel de votre organisation pour la maintenance des données spatiales et les activités connexes.

Étape 5 : Élaborer des politiques, des normes et des lignes directrices en matière de données géospatiales

En général, dans une grande organisation, un cadre est mis en place pour définir les propriétaires des politiques et établit un mandat de gestion. Vous pouvez appliquer ce cadre interne à la fonction SIG pour illustrer le spectre des politiques ou des normes qui doivent être élaborées. Le cadre fournit un point d’ancrage à la fonction SIG commandant l’adoption, l’adaptation ou l’élaboration des politiques axées sur les questions géospatiales.

Pour les petites entreprises, ce cadre priorise les besoins qu’elles doivent combler et les difficultés avec lesquelles elles doivent composer. Concentrez-vous sur les domaines critiques pour lesquels vous avez besoin de stratégies, de processus et de normes documentés afin de vous améliorer.

Toutes les politiques doivent suivre un modèle et fournir des énoncés précis définissant les principes que doivent suivre les parties concernées. Les énoncés de politique doivent être étayés par :

• des procédures détaillées typiques du secteur d’activité qui ont été élaborées ou adoptées;
• des normes détaillées qui établissent les mesures minimales à atteindre;
• des directives strictes qui établissent les étapes et les pratiques reproductibles et éprouvées à suivre.

Des politiques SIG bien conçues encadrent l’utilisation, la sécurité, l’intégration, l’intégrité et la propriété des données ainsi que l’accès à ces dernières. Avec leur aide, vos parties concernées pourront travailler selon des méthodes déterminées et ainsi créer des produits d’information plus fiables.

Étape 6 : Lier le réseau des intendants de données à la fonction de veille stratégique et d’analyse

Ensuite, vous devrez établir un lien entre les intendants et la fonction analytique de votre entreprise. En faisant participer de concert vos experts en données spatiales et vos analystes d’affaires aux pratiques de gouvernance, vous améliorerez votre capacité à suivre les actifs et les équipements et à tirer des renseignements de vos données en temps réel. Ce faisant, vous améliorerez également la qualité de vos données spatiales et rehausserez vos capacités d’analyse et de prise de décision. De plus, si l’on force la relation entre les intendants et les analystes, les problèmes de qualité des données seront rapidement mis au jour et étudiés par les intendants des données spatiales, grâce aux rapports réguliers produits.

Étape 7 : Contrôler l’efficacité de la gouvernance par des mesures du rendement

Le dernier élément d’un programme efficace de gouvernance des données consiste à s’assurer que les mesures de rendement que vous avez élaborées sont établies et activement utilisées. Pour y arriver, établissez et communiquez des indicateurs de rendement clairs et prévoyez les contrôler tous les six mois. Vos indicateurs de rendement doivent démontrer sans équivoque que les contrôles de gouvernance sont efficaces. Dans l’affirmative, ils vous aideront à voir le degré d’amélioration de la qualité des données dans votre organisation.

Vous pouvez choisir parmi les mesures de gouvernance des données spatiales suivantes :

• le pourcentage d’actifs de données géospatiales avec des propriétaires définis;
• le nombre d’ensembles de données géospatiales répondant aux exigences de qualité spécifiées;
• le pourcentage d’ensembles de données géospatiales qui satisfont aux normes de qualité des données établies ou les dépassent;
• le niveau de conformité aux normes et à la politique en matière de données;
• le nombre de modifications de données suivies pour des questions de conformité;
• le nombre de problèmes de non-conformité et risque associé;
• le nombre de plans de gestion du cycle de vie documentés utilisés activement;
• le niveau de satisfaction des parties concernées quant à la qualité des données géospatiales.

Vos mesures de rendement dépendront de votre organisation, mais prenez le temps de définir un ensemble clair de paramètres. Élaborez-les en collaboration avec les dirigeants, les intendants, les gardiens et l’équipe SIG. Vous pouvez ensuite utiliser ces mesures pour établir des comparaisons et des tendances internes afin de mettre au jour les progrès et les améliorations de la qualité des données.

La gouvernance des données spatiales permet d’améliorer la productivité et de réduire les coûts

N’oubliez pas qu’une bonne gouvernance des données spatiales est un processus à long terme d’amélioration continue. Concentrez-vous d’abord sur les points prioritaires, évitez de vous attaquer à tout en même temps, et adoptez une approche progressive. Et soyez patient : la mise en œuvre de chacune des étapes de cette liste prend du temps, mais à la fin, vous pourrez bien voir vos progrès.

En travaillant avec mes clients, j’ai constaté qu’ils retirent des avantages considérables d’une approche systématique en vue de mettre en place des programmes de gouvernance des données aboutis et performants. Par exemple, ils ont été en mesure d’évaluer plus efficacement les scénarios de planification des immobilisations, de maintenir en bon état les actifs à longue durée de vie et de réduire le risque d’incidents liés à la sécurité. Leurs nouveaux contrôles de gouvernance spatiale ont permis d’améliorer la productivité, d’éviter les coûts et d’optimiser le potentiel de valeur de leurs données spatiales.

Dans l’ensemble, la mise en œuvre d’un programme de gouvernance des données spatiales permet de créer une culture de responsabilité et de contrôle systématique propre à vos données géospatiales, ce qui permet de libérer tout le potentiel de la veille géographique au sein de votre organisation.

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Ce billet a été écrit en anglais par Allen Williams et peut être consulté ici.